Rapportage rechtmatigheid

Op grond van de Gemeentewet zijn alle overschrijdingen op de lasten ten opzichte van de begroting (na wijziging) onrechtmatig. In de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV staan de uitgangspunten voor de begrotingsrechtsmatigheid. De gemeenteraad heeft op 7 december 2017 het controleprotocol 2017 vastgesteld. Hiermee zijn de reikwijdte, het normenkader en de rapportage-aspecten rondom de controle van de jaarrekening voor de accountant bepaald.

Voor nadere informatie wordt verwezen naar het Controleprotocol 2017.

Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie is de norm voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Wanneer de geconstateerde onzekerheden en/of fouten binnen het vastgestelde bedrag blijven (gebaseerd op een percentage van het totaal van de lasten) is het oordeel van de accountant dat de jaarrekening en bijbehorende balansmutaties getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) bepaalt dat de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten van de gemeente bedraagt. Ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt de goedkeuringstolerantie 3% van de totale lasten.

Het totaal van de lasten van de jaarrekening 2017 van de gemeente bedraagt € 86,8 miljoen. Op basis hiervan betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening tot € 867.500 en een totaal aan onzekerheden tot € 2,6 mln. de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen beïnvloeden.

Rapportagetolerantie

In het controleprotocol is de rapportagetolerantie bepaald op een vast bedrag van € 50.000. Dit houdt in dat fouten en onzekerheden gelijk aan of boven € 50.000 worden opgenomen in het rapport van bevindingen van de accountant.

Beoordeling begrotings(on)rechtmatigheid

Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen moeten door de gemeenteraad worden geautoriseerd. In de regel worden begrotingswijzigingen vooraf door het college aan de raad voorgelegd ter autorisatie. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgend de Gemeentewet tijdens het jaar zelf aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Slechts indien de omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken moet achteraf een begrotingswijziging worden voorgelegd. Indien de raad hiermee instemt wordt de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig.

Voor het toetsen van de begrotingsrechtmatigheid kunnen zeven verschillende begrotingsoverschrijdingen worden onderscheiden. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat de consequentie van een overschrijding is voor het accountantsoordeel.


		Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel	Onrechtmatig en telt mee voor het oordeel

A.	Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving was gedefinieerd.		X
B.	Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.		X
C.	Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.	X
D.	Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie) regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding.	X
E.	Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen.		X
F.	Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt. Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar
	1. Geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar		X
	2. Geconstateerd na verantwoordingsjaar	X
G.	Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijving- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in volgende jaren.
	1. Jaar van investeren.		X
	2. Afschrijving- en financieringslasten in latere jaren.	X

In onderstaande tabel zijn de lastenoverschrijdingen per programma opgenomen met vermelding van de categorie waarin de overschrijdingen zijn in te delen.


					Bedragen x € 1.000
	Lasten	Lasten	Afwijking	Over-	Categorie	Bedrag
	begroot	werkelijk		schrijding
Burger, bestuur en veiligheid	5.811	6.166	-355	ja	B	69
Ontwikkeling en economie	6.364	2.676	3.688	nee		-
Beheer en duurzaamheid	13.146	14.863	-1.717	ja	B	42
Zorg, jeugd en onderwijs	24.383	24.754	-371	ja		-
Werk en inkomen	22.106	22.321	-216	ja		-
Sport en cultuur	4.796	4.851	-56	ja		-
Middelen	1.604	1.600	5	nee		-
Overhead	10.550	10.756	-206	ja		-
Totaal lasten	88.759	87.988	772			111

Algemeen

In veel gevallen ontstaat een overschrijding door een grotere ambtelijke inzet. De oorzaak kan tweeledig zijn. Er worden meer uren geschreven op het betreffende product/ taakveld. Dit betekent dat er op andere producten minder uren zijn gerealiseerd dan begroot. Daarnaast kan door verplichte nacalculatie het ambtelijke uurtarief hoger uitvallen dan begroot.
Verder wordt er in veel gevallen meer ingehuurd dan begroot. In de meeste gevallen wordt dit gedekt door vacatureruimte.
Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten en inhuur derden (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is deze gevallen dan ook geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.

Toelichtingen per programma

Programma 1 Burger, bestuur en veiligheid

College van burgemeester en wethouders (overschrijding € 162.000, categorie B)
De overschrijding betreft vooral de dotaties voor wachtgelden en pensioenen van wethouders. Dit betreffen kostenoverschrijding met uitgaven die passen binnen het bestaande beleid en had niet eerder kunnen worden geconstateerd in verband met wisseling van wethouders.

Adviesorganen (overschrijding € 69.000, categorie B)
De overschrijding Adviesorganen wordt veroorzaakt door enkele langdurige juridische kwesties.

Archief (overschrijding € 39.000, categorie B)
Dit betreft vooral een hoger toerekening ambtelijke uren. Op andere taakvelden is minder inzet geweest. Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.

Integrale veiligheid en openbare orde (overschrijding € 71.000, categorie: B)
Eind 2017 (decembermaand) is extra inzet gepleegd door het plaatsen van mobiele camera's. Daarnaast zijn de voorzorgsmaatregelen tijdens de jaarwisseling (onder meer het vuurwerkdetectiesysteem en beveiliging scholen) op het laatst uitgebreid.
Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel, aangezien deze niet eerder geconstateerd had kunnen worden.

Programma 3 Beheer en duurzaamheid

Wegen, straten en pleinen (overschrijding € 71.000, categorie C)
Dit betreft een grotere storting in de reserve wegen dan geraamd. Met het eindejaarsbericht heeft de raad deze mutatie middels het principebesluit goedgekeurd.

Openbaar groen (overschrijding € 274.000, categorie B)
Er is een overschrijding door ambtelijke inzet (44 N) op huisvesting wat toegerekend wordt aan groenvoorziening. De dekking hiervan staat op Overhead die onderdeel uitmaakt van de totale onderschrijding op de totale personele laten (zie paragraaf bedrijfsvoering).
De personele inzet op onderhoud, groen en bomen is hoger geweest dan geraamd. Verder is er meer ingehuurd (139 N) en uitbesteed (103 N). Op andere taakvelden is minder ambtelijke inzet geweest. Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten en inhuur derden (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.
De overschrijding op uitbestede werkzaamheden wordt voor € 61.000 gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten. Per saldo is er sprake van een onrechtmatigheid van € 42.000 wat meetelt in het oordeel.

Verwijderen huishoudelijk afval (overschrijding € 783.000, categorie C)
De overschrijding wordt met name veroorzaakt door een hogere nacalculatie (150 k) van ambtelijke uren. De dekking hiervan staat op Overhead welke weer onderdeel uitmaakt van de totale onderschrijding op personele laten (zie paragraaf bedrijfsvoering).
Het restant van de overschrijding wordt gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten.

Voor een bedrag van € 466k wordt de overschrijding veroorzaakt door een storting in de voorziening afvalinzameling. Hiertegenover staat een vrijval van de reserve voor een zelfde bedrag.

Riolering (overschrijding € 38.000, categorie C)
Op de exploitatie is er overschot vanwege uitgestelde investeringen. Volgens de wettelijke voorschriften wordt dit voordelige verschil gestort in de voorziening riolering boven de al geraamde storting.

Begraafplaatsen (overschrijding € 724.000, categorie C)
De hogere ambtelijke lasten (85 k) worden enerzijds veroorzaakt door meer inzet en anderzijds door een hoger nacalculatie. Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten en inhuur derden (zie paragraaf bedrijfsvoering).
Het overige nadeel wordt gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten. Er is geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.

Voor een bedrag van € 614k wordt de overschrijding veroorzaakt door een storting in de voorziening particuliere graven. Hiertegenover staat een vrijval van de reserve voor een zelfde bedrag.

Programma 4 Zorg, jeugd en onderwijs

Maatwerkvoorziening (overschrijding € 70.000, categorie B)
Dit betreft de storting van het overschot Wmo in de reserve Wmo en Jeugd. Met het eindejaarsbericht heeft de raad deze mutatie middels het principebesluit goedgekeurd.

Gemeenschappelijke regeling Jeugd Rijnmond (overschrijding € 86.000, categorie D)
Op de regionale inkoop van € 4,2 miljoen bij de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond is een overschrijding (86 N). Dit betreft een open einderegeling.

JGZ/CJG (overschrijding € 70.000, categorie D)
Bij de taken preventie Wmo en Jeugd is een overschrijding op de basistaken van CJG Rijnmond. Er is meer subsidie verstrekt dan geraamd. Het subsidieplafond voor dit programma is niet overschreden.

Salarislasten en inhuur derden (overschrijding € 51.000, categorie B)
Dit betreft vooral een hoger toerekening ambtelijke uren. Op andere taakvelden is minder inzet geweest. Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.

Programma 5 Werk en inkomen

Bijstandsverlening & inkomensvoorziening (overschrijding € 216.000, categorie D)
Dit betreft de overschrijding op de BUIG (een openeinderegeling). Deze kostenoverschrijding past binnen het bestaande beleid en had niet eerder kunnen worden geconstateerd. Met de 2e bestuursrapportage 2017 is de raad geïnformeerd over een eventuele overschrijding. Voorgesteld is om het eventuele tekort, waarvan de hoogte pas aan het einde van het jaar bekend is te dekken uit de reserve Participatie. Met het eindejaarsbericht heeft de raad deze mutatie middels het principebesluit goedgekeurd.

Programma 6 Sport en cultuur

Onderhoud accommodaties (overschrijding € 56.000, categorie B)
De overschrijding op dit programma wordt veroorzaakt door niet geraamde stortingen op het gebied van Binnensportaccommodaties, Zwembad, Musea, Welzijnsaccommodaties en monumenten. Met het eindejaarsbericht heeft de raad deze mutatie middels het principebesluit goedgekeurd.

Programma Overhead

Personele overhead (overschrijding € 434.000, categorie B)
Binnen de bedrijfsvoering zijn extra personeels- en inhuurkosten (434 k) gemaakt als gevolg van vervanging bij ziekte en extra ondersteuning bij projecten.
Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.

Investeringen

De investeringen in de buitenruimte Koningshoek (€ 339.000) en de buitenruimte Sluispolder-West (€ 452.000) waren respectievelijk in de grondexploitatie en in de exploitatie geraamd. Vanwege gewijzigde inzichten naar aanleiding van de notitie materiële vaste activa van de commissie BBV is besloten deze investeringen te activeren. Er is in dit geval geen sprake van onrechtmatigheid, die meetelt in het oordeel.

Beoordeling rechtmatigheid

Elke overschrijding van de begroting is in principe onrechtmatig. Echter, niet elke overschrijding telt mee in het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid. Geconcludeerd kan worden dat volgens bovenstaande tabel sprake is van onrechtmatigheid van € 111.000, die meetelt in het oordeel van de accountant.